Ett modernare regelverk för legaliseringar, apostille och andra former av intyganden

Om det inte görs några förändringar i regelverket för vad som ska kunna legaliseras av Regeringskansliet bedömer vi – utifrån den kartläggning som har gjorts – att det finns risker för att systemet utnyttjas eller tillämpas på ett sätt som undergräver dess legitimitet. Bestämmelser som tillåter legalisering av underskrifter på dokument med bristfällig kvalitetssäkring eller indirekt tillåter legalisering av underskrifter på dokument vars innehåll exempelvis är felaktigt riskerar att urholka systemets trovärdighet i förhållande till andra stater och allmänheten.

Utredningen föreslår därför att vissa särskilda rekvisit bör införas i regelverket som anger närmare under vilka förutsättningar en legalisering får göras. Förslaget innebär att legalisering under vissa angivna förutsättningar inte får ske för vissa typer av bestyrkta kopior och vissa andra slags intyganden som har gjorts av notarius publicus. Därutöver föreslås att en bestämmelse ska införas om att legalisering inte får ske om det är uppenbart att riktigheten av handlingen kan ifrågasättas eller att legaliseringen kan komma till användning för lagstridiga syften.

Vidare föreslås att det som en förutsättning för att vissa icke auktoriserade översättningar ska kunna legaliseras bör införas bestämmelser om att översättaren i dessa fall genom en särskild försäkran ska intyga översättningens korrekthet på heder och samvete.

Utredningen föreslår också att det införs bestämmelser om att dokument som huvudregel ska vara skrivna på eller översatta till svenska eller engelska för att underskrifterna på sådana dokument ska kunna legaliseras.

De föreslagna ändringarna föreslår vi ska införas i förordningen (1999:154) om rätt för Regeringskansliet (Utrikesdepartementet) att verkställa legaliseringar.

Digitalisering av Regeringskansliets legaliseringsverksamhet

Införande av ett digitalt system för legaliseringar ligger i linje med de högt uppsatta mål som regeringen har fastställt när det gäller digitalisering. Att hanteringen av legaliseringar ska kunna erbjudas allmänheten digitalt framstår också i övrigt som tidsenligt, bl.a. mot bakgrund av att allt fler svenska myndigheter utfärdar dokument elektroniskt. Ett starkt vägande skäl till att införa en digital hantering av legaliseringar är att ett väl utvecklat digitalt system både är effektivare, säkrare och mer pålitligt än hantering av dokument med fysiska underskrifter. Vi bedömer dock att det även fortsättningsvis bör vara möjligt att få en legalisering utfärdad på papper.

Utredningen föreslår att vissa elektroniskt underskrivna, stämplade eller inskannade dokument bör kunna legaliseras. En elektronisk legalisering (e-legalisering) bör kunna utfärdas genom användning av kvalificerad elektronisk underskrift eller stämpel.

De bestämmelser som vi föreslår ska införas för att möjliggöra utfärdande av e-legaliseringar och en digital legaliseringsprocesss bör föras in förordningen om rätt för Regeringskansliet (Utrikesdepartementet) att verkställa legaliseringar.

Utlandsmyndigheternas legaliserings- och intygsverksamhet

Beskickningar och konsulat får, enligt dagens regelverk, med vissa undantag verkställa varje förrättning som notarius publicus är behörig att utföra i Sverige, om det inte möter några hinder i verksamhetslandets lag. Vår kartläggning visar att det notariella bistånd som i dag lämnas av utlandsmyndigheterna bedöms ligga inom ramen för vad utlandsmyndigheterna är behöriga att göra enligt förordningen (2014:115) med instruktion för utrikesrepresentationen (IFUR) och lagen (1981:1363) om notarius publicus.

Det nu gällande regelverket bedöms vara väl förenligt med utlandsmyndigheternas behov av flexibilitet, givet den skiftande efterfrågan som finns beträffande notariellt bistånd. Utredningen har inte funnit skäl att införa en reglering om att utlandsmyndigheterna ska ha en skyldighet att bistå med vissa typer av notariella uppgifter. Däremot bedömer vi att det finns behov av en ökad tydlighet i regelverket för utlandsmyndigheternas legaliserings- och intygsverksamhet. Syftet med de föreslagna förändringarna är bland annat att göra det tydligare för utlandsmyndigheterna hur olika förfrågningar om intyg ska hanteras och skapa en mer enhetlig tillämpning.

Utredningen föreslår att utlandsmyndigheternas behörighet att utföra notariella uppgifter förs in i IFUR och att den nuvarande behörigheten begränsas något. Vidare föreslås att det ska införas en bestämmelse om att det krävs särskilda skäl för att utlandsmyndigheter ska få bestyrka dokument som är utfärdade i Sverige. Vi föreslår också att det ska krävas särskilda skäl för att utlandsmyndigheterna ska få göra andra slags intyganden på dokument som kan eller skulle kunna legaliseras av Regeringskansliet eller utlandsmyndigheten.

När det gäller intyganden om innehållet i svensk rätt, utfärdande av intyg om id-handlingars äkthet och utfärdande av intyg om medborgarskap föreslås att sådana intyganden endast får göras om det finns synnerliga skäl. Därutöver föreslås att det ska införas en uttrycklig bestämmelse om att förrättningar inte får ske om det är uppenbart att riktigheten av dokumentet kan ifrågasättas eller att dokumentet kan komma till användning för lagstridiga syften.

Vi bedömer inte att det finns behov av att införa särskilda bestämmelser som reglerar till vilken personkrets notariellt bistånd får lämnas till.

E-apostille

En förenklad variant av legaliseringsförfarandet är att handlingen bestyrks genom en apostille. Apostille regleras i Haagkonventionen den 5 oktober 1961 om slopande av kravet på legalisering av utländska allmänna handlingar (SÖ 1999:1); härefter apostillekonventionen, som Sverige sedan den 1 maj 1999 är anslutet till.

Att det ska vara möjligt för allmänheten att få en apostille utfärdad elektroniskt (e-apostille) och göra ansökan online ligger, liksom i frågan om elektroniskt utfärdade legaliseringar, i linje med den digitala utvecklingen generellt och att det blir allt vanligare att dokument utfärdas elektroniskt. En digital hantering bedöms vara både säkrare och mer effektiv än hantering av dokument med fysiska underskrifter.

Utredningen föreslår att vissa elektroniskt underskrivna, stämplade eller inskannade dokument bör kunna åsättas apostille. E-apostille bör kunna utfärdas genom användning av kvalificerad elektronisk underskrift eller stämpel.

Notarius publicus är i dag den behöriga aktören att utfärda fysiska apostille. Utredningen föreslår att även uppgiften att utfärda e-apostille bör ankomma på notarius publicus. Vi föreslår också att notarius publicus själva får avgöra om e-apostille ska erbjudas och i så fall ansvara för att ta fram nödvändiga tekniska lösningar.

Utredningen bedömer det vara lämpligt att införa en särskild reglering om hanteringen av e-apostille i en ny förordning om apostille. I denna nya förordning föreslås all reglering rörande apostille samlas. Vi föreslår också att det förs in en särskild upplysningsbestämmelse i förordningen (1982:327) om notarius publicus som hänvisar till den nya förordningen om apostille.

E-register

Enligt apostillekonventionens artikel 7 ska varje myndighet som är behörig att utfärda apostille föra en förteckning eller ett kortregister där vissa uppgifter om utfärdade apostille ska sparas.

Utredningens bedömning är att Sveriges nuvarande system – som innebär att respektive notarius publicus registrerar uppgifter om utfärdade apostille separat – framstår som omodernt och osmidigt. En stor mängd separata register över apostille leder till praktiska svårigheter för mottagare av apostille att på enkelt sätt verifiera dessa. Efter- som det finns över 200 notarius publicus kan det vara tidskrävande att få fram rätt kontaktuppgifter till relevant notarius publicus och att etablera kontakt med honom eller henne. Utredningen föreslår därför att ett nationellt e-register för apostille ska införas. Syftet med e-registret är att göra det lättare för mottagare av apostille att verifiera dessa samt att få en enhetlig hantering av de uppgifter som ska registreras.

Vidare föreslår vi att Kammarkollegiet bör få i uppgift att ta fram, utveckla, tillhandahålla och förvalta ett system för e-registret samt att ansvara för detta.

Utredningen bedömer att det är lämpligt att frågor kring e-registret regleras i den nya förordningen om apostille och förordningen (2007:824) med instruktion för Kammarkollegiet.