Papper, poddar och … Pliktmateriallagstiftning för ett tryggat källmaterial

Tillhandahållandet har en koppling till antalet pliktexemplar. I dag omfattar insamlingen sju exemplar av skrifter, utom dagstidningar, skrift i mikroform, vissa dokument för elektronisk återgivning samt av kombinerat material. Annat samlas huvudsakligen in i ett exemplar. De sju exemplaren levereras till sju olika mottagare. Den ordningen är kostsam för leverantörerna och innebär att sju myndigheter, var för sig, tar emot och kontrollerar leveranser. Vidare har fem av de sju mottagarna fri förfoganderätt över materialet, vilket ger dem rätt att kasta det som levererats. Det undergräver plikten och orsakar leverantörerna kostnader till ingen nytta.

Ur ett effektivitets- och kostnadsperspektiv finns det också skäl att lyfta rimligheten i att pliktmottagarna lägger stora resurser på att digitalisera det pliktmaterial som levereras som fysiska föremål. Som lagstiftningen är utformad levereras föremål, dvs. skrifter i tryckt form och musik, filmer etc. på tekniska upptagningar. Samtidigt är framställningsprocessen i dag sådan att föremålet ofta tagits fram efter en digital förlaga. Det finns därför anledning att överväga om det är möjligt att utforma insamlingen så att digitaliseringsbehovet minskar.

Problemet är således att det nuvarande regelverket för pliktinsamling är i otakt med dagens medieproduktion. Utvecklingen av hur text, bild, rörlig bild och ljud produceras och sprids har gått så långt att lagstiftningen inte längre omfattar allt det som lagstiftaren avsåg att samla in.

Uppdraget

Regeringen har konstaterat att pliktlagstiftningen behöver revideras. Systemet med pliktexemplar behöver anpassas till vårt digitaliserade samhälle och till en situation där graden av medborgerlig interaktivitet ökat. Regeringen har därför gett oss i uppdrag att utreda hur pliktinsamlingen kan utformas så att den blir medie-, teknik- och formatoberoende och därmed långsiktigt hållbar.

Utredningen har i uppdrag att lämna förslag till nödvändiga författningsändringar i form av

1. ett kostnadseffektivt samt medie-, teknik- och formatoberoende, och därmed långsiktigt hållbart, nytt regelverk som avser såväl fysiskt som elektroniskt pliktmaterial,

2. förändringar i regelverket för KB:s insamling, beskrivning, bevarande och tillhandahållande av övrigt material, samt

3. kompletteringar till dataskyddsregleringen som möjliggör de nödvändiga och ändamålsenliga personuppgiftsbehandlingar som krävs för hanteringen av pliktmaterialet och övrigt insamlat material enligt punkterna 1 och 2.

Förslag till åtgärder mot problemet

För att åtgärda de problem som identifierats föreslår vi ett nytt regelverk. Regelverket är avsett att

– tydliggöra pliktmaterialets syfte,

– medge fler insamlingsmetoder,

– ge verktyg som gör att insamlingen kan följas upp och vid behov anpassas efter leverantörens förutsättningar,

– komplettera dagens bestämmelser om personuppgiftsbehandling,

– ge en myndighet (KB) uppdraget som pliktansvarig myndighet,

– ge en annan myndighet (Lunds universitet) ansvar för reservexemplar av skrifter

– reglera bevarandet, samt

– reglera tillhandahållandet.

I det följande sammanfattas förslagen.

Ett nytt regelverk

I enlighet med det uppdrag vi fått föreslår vi att en ny pliktmateriallag, med tillhörande förordning, ska ersätta dagens regelverk. Den nya lagen görs så långt möjligt medie-, teknik- och formatoberoende och utformas så att den medger insamling av

– det som i dag samlas in med plikt,

– det som samlats in tidigare, men som på grund av teknikutvecklingen inte längre omfattas av regelverket, samt

– det som sprids och kommer att spridas i nya medier, med ny teknik och i nya format.

Av lagtekniska skäl måste föreskrifter om att lämna pliktexemplar av material som faller under grundlagarna meddelas i lag. På detta område har riksdagen begränsade möjligheter att delegera normgivningsmakten. Föreskrifter om att lämna pliktexemplar rör förhållandet mellan enskilda och det allmänna. I den del de innebär skyldigheter eller andra ingrepp i enskildas personliga eller ekonomiska förhållanden ska de meddelas i lag.

Pliktmaterialets syfte ska vara tydligt

Genom att tydliggöra pliktmaterialets syfte underlättas bedömningen av vad som ska samlas in och vad det insamlade materialet ska användas till och hur det får hanteras. Vi föreslår därför att lagen ska inledas med en bestämmelse som tydliggör att pliktmaterial är en demokratisk resurs som samlas in för att

– bevara uttryck för det offentliga samtalet, och

– tillgodose rätten att ta del av och skapa kunskap, åsikter och andra uttryck.

Vi anser att pliktmaterial är en del av kulturarvet som ska tillhandahållas över tid för forskning och annan användning. För att detta ska kunna ske krävs att pliktmaterial hanteras utan att materialet förvanskas.

Pliktmaterial är material som omfattas av pliktlagstiftningen. Med material menar vi innehåll som lagrats som en avgränsad informationsmängd av text, bild, rörlig bild eller ljud för att läsas, avlyssnas eller tittas på. För att ett material ska vara pliktmaterial krävs att det är avsett för, riktar sig till och görs tillgängligt för allmänheten här i landet. Pliktmaterialet utgörs av materialet i den form det gjorts tillgängligt oavsett om det görs i ett tryckt, elektriskt eller digitalt medium. Pliktmaterial kan även bestå av exemplar av det som tillgängliggörs i en kombination av dessa medier. Om ett innehåll lagrats på och tillgängliggjorts i mer än ett medium är alla former pliktmaterial oberoende av varandra. Skulle ett material samtidigt göras tillgängligt i olika filformat, är pliktmaterial det som är mest lämpligt för långtidsbevarande.

Inför flera insamlingsmetoder

Den nuvarande pliktinsamlingen sker enbart genom leveransplikt. Det begränsar vad som kan samlas in eftersom det är olämpligt att kräva pliktleveranser av t.ex. privatpersoner. Vi föreslår därför att den nya lagen ska medge och reglera insamling av tre slag:

– Leveransplikt, dvs. skyldighet att på eget initiativ lämna pliktexemplar.

– Rekvisition, dvs. skyldighet att lämna pliktexemplar eller uppgift efter särskilt beslut. (Begreppet pliktexemplar använder vi om pliktmaterial som lämnas med leveransplikt eller rekvisition.)

– Egeninsamling, dvs. insamling av pliktmaterial genom den pliktansvariga myndighetens egen försorg.

Förslaget med fler insamlingsmetoder gör att fler aktörer får skyldigheter enligt lagen, utan att för den skull tvingas leverera på eget initiativ.

Den pliktansvariga myndigheten är enligt vårt förslag den myndighet som regeringen utser att fullgöra uppgifter enligt pliktmateriallagen. Vi föreslår att KB ges den uppgiften och skriver därför genomgående KB nedan även i de fall förslagen avser den pliktansvariga myndigheten.

Leveransplikt

Leveransplikt ska enligt vårt förslag gälla för pliktmaterial som består av

1. skrift som avses i 1 kap. 2 § tryckfrihetsförordningen (skrift),

2. teknisk upptagning som avses i 1 kap. 2 § yttrandefrihetsgrundlagen (teknisk upptagning),

3. program som avses i 1 kap. 2 § yttrandefrihetsgrundlagen som sänds, tillhandahålls eller förmedlas i enlighet med 1 kap. 3 § samma lag,

4. material i databas som avses i 1 kap. 2 § yttrandefrihetsgrundlagen som tillhandahålls i enlighet med 1 kap. 4 § samma lag, samt

5. material enligt punkterna 1–3 ovan samt material i databas som avses i 1 kap. 2 § yttrandefrihetsgrundlagen som tillgängliggörs av en myndighet.

Även för pliktmaterial som består av material i databas som avses i 1 kap. 2 § yttrandefrihetsgrundlagen och som inte har grundlagsskydd föreslår vi leveransplikt under vissa förutsättningar. Förutsättningarna knyter an till att den som har låtit framställa och gjort materialet tillgängligt gör det i yrkesmässiga former eller annars i en verksamhet av större omfattning, och på ett sätt som innebär att en inte obetydlig andel av allmänheten tar del av materialet.

Visst pliktmaterial undantas från leveransplikt. Det gäller enklare skrifter samt material som omfattas av tystnadsplikt eller sekretess m.m.

Leveransplikten kopplas som huvudregel till den som har låtit göra pliktmaterialet tillgängligt här i landet. Skyldigheten att lämna pliktexemplar ska gälla för fysiska personer som fyllt 18 år och är folkbokförda i Sverige, liksom för juridiska person med säte i Sverige eller som på annat sätt är etablerade här. För skrifter och för material som ska spelas in enligt 5 kap. 3 § tillämpningslagen föreslås särskilda regler som knyter an till var skriften har framställts respektive vem som är inspelningsskyldig.

Pliktmaterialet ska lämnas i ett exemplar; två om det rör sig om en skrift som inte är ett omtryck. Exemplaret ska alltid lämnas till KB. Det andra exemplaret av skrifter samt omtryck av skrifter ska lämnas till en annan myndighet som utses av regeringen (enligt vårt förslag: Lunds universitet).

Den pliktskyldige ska, vid varje pliktleverans, lämna en förteckning över materialet till KB. Förteckningen ska, så långt möjligt, visa pliktexemplarets samband med annat pliktmaterial som har lämnats eller ska lämnas enligt lagen. Beroende på om pliktexemplaret lagras på ett fysiskt föremål, dvs. en skrift eller teknisk upptagning, eller består av sådant som överförs till allmänheten eller återges offentligt ska leveransen kompletteras med vissa utpekade tillbehör. För fysiska föremål föreslår vi även leverans av pliktexemplarets digitala förlaga för att på så vis minska behovet av att digitalisera det insamlade pliktmaterialet.

Vi föreslår att pliktexemplar, med undantag för skrifter och tekniska upptagningar, ska lämnas via nätverk. Materialet ska som huvudregel lämnas så snart som möjligt, dock senast tre månader från tillgängliggörandet.

För att ge utrymme för viss flexibilitet ska regeringen eller den myndighet regeringen utser i enskilda fall få besluta om undantag från skyldigheten att lämna pliktexemplar. Ett sådant beslut får meddelas om ett material inte bedöms ha ett väsentligt värde för forskningen eller bevarandet av det svenska kulturarvet eller om materialet ändå bevaras för framtiden på ett betryggande sätt. Sådant undantag får också beslutas om det annars finns särskilda skäl. I enskilda fall får det även beslutas om undantag eller avvikelser från bestämmelserna om antal pliktexemplar, till vem pliktexemplar ska lämnas, det som ska åtfölja pliktexemplaret, metoden för överlämnandet och när leverans ska ske.

Rekvisition

Vid sidan av leveransplikt föreslår vi att KB ska få samla in pliktmaterial med rekvisition. Rekvisition ska få användas för att

– komplettera eller möjliggöra egeninsamling,

– tillsammans med leveransplikt och egeninsamling få ett så fullständigt pliktmaterial som möjligt rörande en särskild händelse eller företeelse,

– i andra fall komplettera leveranspliktigt material om det behövs för att syftet med pliktmaterial ska uppnås.

Insamlingsmetoden får inte användas för att samla in material som har undantagits från leveransplikt enligt lagen.

KB föreslås få besluta att en fysisk person som fyllt 18 år och är folkbokförd i Sverige eller en juridisk person med säte i eller som på annat sätt är etablerad i Sverige ska lämna en uppgift som behövs för egeninsamling eller pliktexemplar av pliktmaterial som inte omfattas av leveransplikt. Beslutet ska rikta sig till den som har låtit göra materialet tillgängligt här i landet och fattas med hänsyn till syftet med pliktmaterial och till om kravet är proportionerligt för den som ska lämna pliktexemplaret eller uppgiften.

Rekvisitionen ska ange vad som ska lämnas, vid vilken tidpunkt det senast ska ha lämnats samt de ytterligare förutsättningar som krävs för att pliktexemplaret eller uppgiften ska kunna lämnas, bevaras och tillhandahållas. Reglerna för det som lämnas efter beslut om rekvisition ska vara desamma som gäller vid leveransplikt beträffande antal exemplar, till vem pliktexemplaret ska lämnas, det som ska åtfölja pliktexemplaret och metod för överlämnandet. Ett beslut om rekvisition får dock aldrig avse mer än ett pliktexemplar och exemplaret ska lämnas till KB.

Egeninsamling

Vid sidan av leveransplikt och rekvisition föreslår vi en tredje insamlingsmetod, egeninsamling. Metoden ska kunna användas av KB för att samla in pliktmaterial som inte kan samlas in med leveransplikt. Metoden är även avsedd att fungera som ett komplement till leveransplikt och rekvisition för att få ett så fullständigt pliktmaterial som möjligt rörande en särskild händelse eller företeelse.

Egeninsamling består i att KB får samla in pliktmaterial utan att den som gjort materialet tillgängligt för allmänheten här i landet medverkar vid insamlingen. Sådan insamling får ske med automatiserade tekniska metoder och automatiserade urval.

Innan en egeninsamling påbörjas ska KB ta ställning till

– syftet med insamlingen,

– vilken eller vilka insamlingsmetoder som ska användas, och

– vilket material som ska samlas in.

Eftersom ställningstagandena påverkar urvalet och bidrar till att ge det egeninsamlade materialet sitt sammanhang ska ställningstagandena dokumenteras. För att insamlingen ska vara transparent i förhållande till de vilkas material samlas in ska ställningstagandena offentliggöras senast i samband med att egeninsamlingen påbörjas.

Ge verktyg som bidrar till uppföljning och anpassning

Även om lagen anger vem som ska leverera vad och på vilket sätt finns det tillfällen då leveranser uteblir eller det som levererats är bristfälligt. Det kan också tänkas att den som har skyldigheter enligt lagen inte kan uppfylla sina skyldigheter eller att KB anses ha fattat beslut på felaktiga grunder. För att dessa situationer ska kunna hanteras behöver reglerna om insamling kompletteras med bestämmelser om vite, undantag och avvikelser samt bestämmelser som reglerar möjligheten att överklaga. Förslaget innehåller därför sådana regler.

Därutöver föreslår vi att det ska finnas utrymme för regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer att meddela verkställighetsföreskrifter om hur pliktexemplar och det som ska åtfölja pliktexemplaret ska lämnas. Det bemyndigandet skapar utrymme för att metoderna för hur något lämnas kan anpassas över tid och till de förutsättningar som för stunden gäller såväl mottagaren som den som ska lämna materialet.

Inför kompletterande bestämmelser om personuppgiftsbehandling

Vi bedömer att nationell rätt behöver innehålla kompletterande bestämmelser om behandling av personuppgifter vid hantering av pliktmaterial. I vårt förslag till ny pliktmateriallag har vi därför inkluderat sådana bestämmelser. Bestämmelserna, som kompletterar dataskyddsförordningen och dataskyddslagen, ska omfatta KB, Lunds universitet och andra myndigheter och organ när de hanterar pliktmaterial.

KB:s arbete med att samla in, beskriva, bearbeta, bevara och tillhandahålla pliktmaterial är uppgifter av allmänt intresse. Uppgifterna ska fastställas i det nya regelverket och i KB:s instruktion. Därefter kan KB tillämpa den rättsliga grunden uppgift av allmänt intresse i artikel 6.1 e dataskyddsförordningen när de utför nödvändig behandling av personuppgifter för att fullgöra sådana uppgifter. Detsamma gäller när pliktmaterial hanteras hos andra myndigheter eller organ i den mån uppgiften följer av pliktregelverket.

Skyldigheten att lämna pliktmaterial är en rättslig förpliktelse som antingen följer direkt av pliktmateriallagen, eller av beslut som meddelas med stöd av lagen. Den personuppgiftsbehandling som den pliktskyldige måste göra för att fullgöra denna skyldighet får ske med stöd av artikel 6.1 c dataskyddsförordningen.

Känsliga personuppgifter, dvs. sådana personuppgifter som avses i artikel 9.1 dataskyddsförordningen får, i den mån det gäller personuppgifter som den registrerade själv offentliggjort, behandlas vid hantering av pliktmaterial med stöd av artikel 9.2 e dataskyddsförordningen. Känsliga personuppgifter får också behandlas för arkivändamål om det krävs för att följa föreskrifter om arkiv. Därutöver har vi identifierat att det finns ytterligare behov att behandla känsliga personuppgifter. För detta krävs kompletterande bestämmelser. Vi föreslår därför att pliktmateriallagen ska reglera att känsliga personuppgifter får behandlas för arkivändamål och för vetenskapliga eller historiska forskningsändamål med stöd av artikel 9.2 j dataskyddsförordningen, om behandlingen är nödvändig för att den personuppgiftsansvariga ska kunna fullgöra de uppgifter som följer av pliktregelverket.

Vidare får myndigheter behandla uppgifter om lagöverträdelser dvs. sådana uppgifter som avses i artikel 10 dataskyddsförordningen. Detta följer direkt av dataskyddsförordningen och förtydligas i dataskyddslagen. Sådan behandling får även utföras av andra än myndigheter enligt 3 kap. 8 § andra stycket dataskyddslagen om det är nödvändigt för att följa föreskrifter om arkiv. För andra ändamål krävs kompletterande bestämmelser. I denna del föreslår vi att lagen kompletteras på så sätt att uppgifter om lagöverträdelser får behandlas när annan än myndighet hanterar pliktmaterial på uppdrag av KB eller Lunds universitet.

För behandling av känsliga personuppgifter i allmänna handlingar, som i kataloger över samlingarna, innehåller svensk rätt sedan tidigare lämpliga och särskilda åtgärder som skyddar enskildas integritet i form av sekretess, föreskrifter om informationssäkerhet och gallring. Dessa skyddsåtgärder bedömer vi vara tillräckliga för den behandling av personuppgifter i allmänna handlingar som sker i samband med hanteringen av pliktmaterial.

Vi föreslår, utifrån de bedömningar som presenterats ovan, att pliktmateriallagen ska innehålla följande skyddsåtgärder:

– Personal, hos KB samt hos andra myndigheter och organ som hanterar pliktmaterial, ska endast ges tillgång till de personuppgifter som varje anställd behöver för att kunna fullgöra sina arbetsuppgifter.

– Digitalt lagrat pliktmaterial ska endast vara åtkomligt för registrerade användare. Vid registreringen ska användaren identifiera sig. Användningen ska loggas.

– Pliktmaterial får inte tillhandahållas på ett sådant sätt att den som får tillgång till materialet kan spara en digital version av materialet om det är olämpligt med hänsyn till skyddet för personuppgifter.

– Tillgång till egeninsamlat pliktmaterial får ges med KB:s utrustning i myndighetens lokaler. Åtkomst får också ges på annat sätt om motsvarande säkerhetsnivå kan upprätthållas. Sådant pliktmaterial får också tillhandahållas på motsvarande sätt hos en annan myndighet eller ett annat organ efter beslut av KB. Direktåtkomst får endast medges sedan användaren identifierat sig.

– KB får i enskilda fall besluta om undantag eller avvikelser från bestämmelserna om skyddsåtgärder för den forskning som bedrivs inom ramen för universitet eller högskolor eller som godkänts enligt etikprövningslagen.

Vi föreslår även att den registrerades rätt till rättelse enligt artikel 16 och till invändningar enligt artikel 21 dataskyddsförordningen inte ska gälla för behandling av personuppgifter vid hantering av pliktmaterial enligt pliktmateriallagen eller föreskrifter som har meddelats i anslutning till lagen. Undantagen ska dock inte gälla för uppgifter i leverantörs- och användarregister.

Ge KB uppdraget som pliktansvarig myndighet

I vårt förslag lägger vi ett stort ansvar på den pliktansvariga myndigheten. Vi föreslår, som framgått ovan, att KB ges detta uppdrag. För att förtydliga KB:s uppdrag med ansvaret för plikten föreslår vi vidare att pliktmaterialförordningen ska innehålla en bestämmelse som anger att KB:s uppgifter enligt 2 § KB:s instruktion även omfattar material som samlats in med stöd av pliktmateriallagen. Dessutom föreslår vi att 2 § instruktionen kompletteras med verbet bearbeta för att ge laglig grund för hanteringen av personuppgifter.

I vårt förslag till pliktmaterialförordning regleras KB:s uppgifter närmare. KB ska få meddela sådana föreskrifter och beslut som avses i pliktmateriallagen. Vidare anges att KB ska tillhandahålla ändamålsenliga system för att lämna pliktexemplar m.m. när materialet kan överföras via nätverk.

Förutom att själva ta hand om pliktmaterial föreslås KB få överlämna redan insamlat pliktmaterial till en annan myndighet eller ett annat organ, om

– myndigheten eller organet har särskild kompetens avseende material av viss art,

– materialet kommer att hanteras i enlighet med pliktmateriallagen och tillhörande föreskrifter,

– tillgången till pliktmaterialet inte påverkas, och

– det finns en ordning för hur pliktmaterialet återgår till KB om myndighetens eller organets verksamhet upphör eller väsentligen förändras.

Alla dessa förutsättningar måste alltså vara uppfyllda för att överlämnande ska få ske.

Ge Lunds universitet ansvar för reservexemplar av skrifter

Reservexemplar av skrifter och omtryck av skrifter ska enligt vårt förslag lämnas till Lunds universitet. Lunds universitet behåller alltså det uppdrag som universitet i dag har enligt gällande pliktlagstiftning.

Reglera bevarandet

Allt pliktmaterial som samlas in, samt det som ska åtfölja pliktmaterialet, ska enligt vårt förslag bevaras för framtiden. Det är huvudregeln, men det behövs vissa undantag.

Det första av dessa styrs av URL och gäller upptagningar av program som har gjorts med stöd av 26 e § URL. Dessa får i enlighet med bestämmelsen i URL endast bevaras om de har dokumentariskt värde eller rättighetshavarna har medgett att upptagningarna bevaras.

Dessutom föreslår vi att skyldigheten att bevara det insamlade materialet inte ska gälla

– för pliktmaterial eller det som ska åtfölja pliktexemplaret när mottagaren bedömt det som en dubblett av ett redan lämnat material eller en oförändrad ny utgåva av ett tidigare lämnat pliktmaterial.

– när innehållet inte längre går att ta del av eller om pliktmaterialet riskerar att skada annat material. Innan skyldigheten att bevara upphör ska alla möjligheter att överföra innehållet utan informationsförlust till ett nytt exemplar ha vidtagits.

– för annat pliktmaterial än skrifter och tekniska upptagningar när innehållet överförts utan informationsförlust till ett nytt exemplar och det nya exemplaret tagits omhand för bevarande.

När ett material inte längre ska bevaras enligt ovan ska det dokumenteras.

Reglera tillhandahållandet

KB ska tillhandahålla det insamlade pliktmaterialet i den utsträckning det är förenligt med upphovsrätten och regleringen angående skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter. Myndigheten får inskränka möjligheten att ta del av pliktmaterial om det är motiverat av hänsyn till förutsättningarna för att bevara materialet eller av något annat särskilt skäl.

Lunds universitet får tillhandahålla pliktmaterial som förvaras hos universitet under samma förutsättningar som gäller för KB.

KB respektive Lunds universitet bestämmer hur det pliktmaterial de bevarar ska tillhandahållas. Respektive myndighet får också besluta att ett pliktmaterial de bevarar ska tillhandahållas hos någon annan myndighet eller ett annat organ och vilka villkor som ska gälla för tillhandahållandet.

URL begränsar möjligheterna att tillhandahålla pliktmaterial och vår bedömning är att förutsättningarna att öka tillhandahållandet av pliktmaterial genom förändringar i URL är begränsade. Att ge KB goda förutsättningar att tillsammans med berörda aktörer verka för avtalslicenser, kan därför vara ett mera effektivt och ändamålsenligt sätt att öka tillhandahållandet av det pliktmaterial för vilket upphovsrätt gäller. När det gäller tillhandahållande av pliktmaterial för forskning på universitet och högskolor, bör behovet av avtalslicenser ses som en del av frågan om universitets och högskolors informationsförsörjning i stort.

Gör följdändringar och uppdatera KB:s officiella namn

Som en följd av våra förslag föreslås ändringar i de författningar som hänvisar till gällande lagstiftning. Dessutom föreslår vi för tydlighetens skull att KB:s namn, Kungliga biblioteket, ska anges i sin helhet, såväl i pliktregelverket som i andra författningar som berörs av våra förslag.

Inför regelverket stegvis

Vi föreslår att den nya lagstiftningen införs stegvis för att ge tid för att genomföra nödvändiga anpassningar. I ett första skede, den 1 januari 2023, träder pliktmateriallagen i kraft i de delar som rör egeninsamling och dataskydd. Samma dag får KB uppdraget som pliktansvarig myndighet. Dessutom träder ändringarna i KB:s instruktion i kraft samtidigt som kulturarw3-förordningen upphävs. Först två år senare, den 1 januari 2025, träder pliktmateriallagens övriga bestämmelser, dvs. om leveransplikt och rekvisition, i kraft. Samma datum gäller för pliktmaterialförordningen och övriga författningsändringar.

Pliktmateriallagens bestämmelser om dataskydd ska tillämpas på verksamhet som avses i pliktexemplarslagen och e-pliktlagen. Vidare ska dessa lagar gälla för en skyldighet att lämna pliktexemplar som uppstått före den 1 januari 2025. För sådana pliktexemplar som har lämnats till eller ska lämnas till Stockholms, Uppsala, Linköpings, Göteborgs och Umeå universitet enligt pliktexemplarslagen ska den upphävda pliktexemplarsförordningen gälla i relevanta delar.

Slutligen ska bestämmelserna om dataskydd i pliktmateriallagen tillämpas vid behandling av personuppgifter i det material som avses i den upphävda kulturarw3-förordningen.

Konsekvenser av förslagen

Våra förslag syftar till att pliktinsamlingen ska bestå. Förslaget är utformat så att insamlingen så långt som möjligt ska kunna anpassas efter medielandskapets utveckling. Förslaget är framtaget i avsikt att skapa en medie-, teknik- och formatoberoende reglering som ger förutsättningar för en insamling som följer sin tid. Den önskade effekten är att pliktsamlingarna fortsätter att växa med de uttryck som skapas nu och i framtiden. Förslagen innebär också att material som upphört att omfattas av pliktregelverket på grund av teknikutvecklingen åter kommer att omfattas.

Förslagen berör alla som deltar i ett pliktmaterials livscykel, från att materialet framställs till att det återlämnas av en användare vid ett mottagande bibliotek. Förslagen kommer att ha den enskilt största inverkan på KB.

Ekonomiska konsekvenser

Det är främst leverantörer, användare och de mottagande myndigheterna som påverkas av våra förslag. Av dessa kan vi se en initial kostnadsökning hos de mottagande myndigheterna. Kostnaderna sjunker emellertid över tid, varför förändringarna på lägre sikt är kostnadsneutrala.

För KB, som påverkas mest, blir utfallet en kostnadsökning år 1. Därefter minskar kostnaderna. Den initiala kostnadsökningen beror på behovet av ändamålsenliga lösningar för leveranser och för digitalt tillhandahållande. När lösningarna är införda ersätts utvecklingskostnaderna av löpande förvaltningskostnader. Genom förslaget om att digitala förlagor ska lämnas undgår KB utgifter för digitalisering av tillkommande pliktmaterial. Dessa resurser bör i stället, när de digitala lösningarna är på plats, gå till att arbetet med att rekvirera pliktmaterial.

För Lunds universitet innebär förslagen små förändringar jämfört med det som gäller i dag. Dock kan resultatet bli att det nationella reservexemplaret i högre grad efterfrågas för fjärrlån. Den eventuellt ökade efterfrågan bör dock inte ses som en egentlig kostnadsökning eftersom det finns en ordning för fjärrlånekompensation.

De universitet som inte längre kommer att ta emot pliktexemplar förlorar tillgången till gratis svensk litteratur, men slipper samtidigt kostnaden för att hantera plikten. Vår bedömning är att de, efter en omställningsperiod inte har några ökade kostnader till följd av förändringen, utan att den kan ske inom befintliga ramar.

Ur ett användarperspektiv har förslaget, såvitt vi kan se, inga ekonomiska konsekvenser. Vi menar också att förslagen har mycket små ekonomiska konsekvenser för leverantörerna. För privatpersoner och organisationer skulle en eventuell utgift kunna uppstå efter beslut om rekvisition. Skulle de låta framställa en skrift eller en teknisk upptagning som omfattas av leveransplikt är situationen densamma som i dag, dvs. att kostnaden för framställningen belastar beställaren, med den skillnaden att det minskade antalet pliktexemplar innebär en lägre kostnad. Förslagen kan öka antalet företag som har skyldigheter enligt lagen. I övrigt gäller samma förutsättningar som för en privatperson eller en organisation. Om leverantören i dag lämnar inspelningar av radio- och tv-program för fyra veckor per år innebär förslagen mer administration eftersom vi föreslår att dagens fyra veckor ersätts av löpande leverans. Kostnaden för att leverera program är dock betydligt lägre i dag när leverans kan ske i form av digitala filer via nätverk i stället för av referensbanden som sådana. För leveranspliktiga myndigheter innebär förslaget en utökad plikt för det som publiceras online men, som för andra, ett minskat antal tryckta pliktexemplar.

Konsekvenser för den personliga integriteten

Pliktinsamlingen innebär att personuppgifter samlas in och hanteras. Personuppgifter förekommer i själva materialet, i kataloger, i register över leverantörer osv. Med de förslag vi lämnar till dataskyddsbestämmelser förtydligas skyddet för den enskildes personliga integritet.

Genom att egeninsamlingen föreslås inrymmas i pliktlagstiftningen och kraven på att myndighetens ställningstaganden om vad som ska samlas in och varför ska offentliggöras och bevaras ökar transparensen i insamlingen. Det gynnar alla som tillgängliggör sådant material som kan samlas in med egeninsamling.

Åtkomsten för det insamlade materialet förenas med skyddsåtgärder i avsikt att öka skyddet för dem som förekommer i materialet. Personuppgifter i leverantörsregister och andra allmänna handlingar omfattas av bestämmelserna i OSL. För användarna kräver skyddsåtgärderna krav på att de registrerar sig som användare, och beroende på vilka uppgifter som finns i materialet kan lånet och användningen behöva loggas. Även användarens personuppgifter är skyddade.

Övriga konsekvenser

Vår bedömning är att de förslag vi lämnar inte kommer att få några ytterligare konsekvenser. Förslagen påverkar alltså varken det kommunala självstyret, brottsligheten och det brottsförebyggande arbetet, sysselsättningen och den offentliga servicen i olika delar av landet, företagens förutsättningar, jämställdheten, möjligheten att nå de integrationspolitiska målen eller klimatet och miljön. Vidare överensstämmer förslagen med de skyldigheter som följer av EU-rätten.